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Pianificazione di una Riunione

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Puoi creare un appuntamento/riunione dalla scheda Agenda.

1. Nell’intestazione dell’agenda, clicca su Nuovo appuntamento.

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2. Nella casella di testo Oggetto, aggiungi una breve descrizione della riunione.  Il testo inserito in questa casella diventa la descrizione nell’Agenda.
Definisci l’ora e il giorno di inizio e fine. Se l’appuntamento è ricorrente, in Ripeti, seleziona la frequenza con cui deve essere pianificato l’appuntamento. Seleziona Giornata intera per impostare la durata dell’appuntamento a una giornata intera.

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3. Nel boxino Partecipanti, digita gli indirizzi email separandoli con un punto e virgola (;). Oppure clicca su Partecipanti per poter selezionare gli indirizzi salvati sui tuoi contatti. Mentre inserisci i nomi, si apre il Pianificatore e vengono mostrate le informazioni libero/occupato riguardo i partecipanti.

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4. Per trovare più facilmente un orario in cui tutti i partecipanti sono disponibili, clicca su Suggerisci orari. Viene mostrata un’agenda con la disponibilità. Mentre inserisci i nomi dei partecipanti, lo strumento di pianificazione si avvia per suggerire gli orari in cui sono disponibili tutti i partecipanti.

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5. Nella casella di testo Luogo inserisci la sede della riunione.

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6. In Visualizza, seleziona l’opzione Libero/Occupato per questo appuntamento, decidi a quale agenda aggiungere l’appuntamento e se l’appuntamento deve essere contrassegnato come Privato.
Nel menu a tendina Promemoria , imposta una notifica di avviso per ricordare l’appuntamento agli invitati.

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7. Nella casella di testo sotto a Pianificatore, inserisci un messaggio email che è incluso nell’invito all’appuntamento. Per aggiungere gli allegati, clicca sull’icona con il fermacarte nella barra degli strumenti.

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8. L’impostazione predefinita prevede la richiesta ai partecipanti di rispondere all’invito. Se non vuoi una risposta dai partecipanti, nella barra degli strumenti Agenda, clicca su Opzioni>Richiedi risposta per rimuovere il segno di spunta.

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9. Se questa volta non vuoi inviare l’invito, clicca su Salva. Altrimenti, clicca su Invia.