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Pianificazione di un Evento

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Puoi usare l’agenda per pianificare un appuntamento della durata di un giorno, che viene definito Evento.

1. Nell’intestazione dell’agenda, clicca su Nuovo appuntamento.

Evento1

2. Nella casella di testo Oggetto, aggiungi una breve descrizione della riunione.  Il testo inserito in questa casella diventa la descrizione nell’Agenda.

Evento3

3. Seleziona Tutto il giorno e scegli la data di inizio e di fine.

Evento4

4. Nella casella di testo Partecipanti digita gli indirizzi email separandoli con un punto e virgola (;). Oppure clicca su Partecipanti per poter selezionare gli indirizzi salvati sui tuoi contatti. Mentre inserisci i nomi, si apre il Pianificatore e vengono mostrate le informazioni libero/occupato riguardo i partecipanti.

Evento5

Per trovare più facilmente un orario in cui tutti i partecipanti sono disponibili, clicca su Suggerisci orari.

Evento6

Viene mostrata un’agenda con la disponibilità. Mentre inserisci i nomi dei partecipanti, lo strumento di pianificazione si avvia per suggerire gli orari in cui sono disponibili tutti i partecipanti.

Nota: Se un partecipante ha impostato una preferenza per consentire solo a determinati utenti di visualizzare le informazioni libero/occupato e tu sei escluso da questo elenco, non potrai vedere la pianificazione libero/occupato.

Evento6

Se la presenza di alcuni partecipanti non è richiesta alla riunione ma li vuoi comunque invitare, seleziona Mostra opzionale e inserisci l’indirizzo email nel campo. Puoi fare ciò anche nel Pianificatore. Clicca sull’icona accanto al nome e seleziona Partecipante facoltativo.  Quando l’invito viene inviati, i nomi di questi partecipanti vengono indicati come facoltativi.

Evento8

5. Nella casella di testo Luogo inserisci la sede della riunione.

Evento9

 

6. In Visualizza, seleziona l’opzione Libero/Occupato per questo appuntamento, decidi a quale agenda aggiungere l’appuntamento e se l’appuntamento deve essere contrassegnato come Privato.

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7. Promemoria. Imposta una notifica di avviso per ricordare agli invitati l’appuntamento.

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8. Nella casella di testo sotto a Pianificatore, inserisci un messaggio email che è incluso nell’invito all’appuntamento. Per aggiungere gli allegati, clicca sull’icona con il fermacarte nella barra degli strumenti.

Evento12

9. L’impostazione predefinita prevede la richiesta ai partecipanti di rispondere all’invito. Se non vuoi una risposta dai partecipanti, nella barra degli strumenti Agenda, clicca su Opzioni>Richiedi risposta per rimuovere il segno di spunta.

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10. Se questa volta non vuoi inviare l’invito, clicca su Salva. Altrimenti, clicca su Invia.